e-mail Archivierung
gemäß GDPdU


Besser wirtschaften mit organisierter e-mail- und Dokumenten-Verwaltung

Die e-mail ist heutzutage DAS Kommunikationsmedium für den Informationsaustausch zwischen Unternehmenspartnern. E-mails sind einfach und praktisch. Schnell geschrieben und innerhalb von Sekunden weltweit versendet haben sie den traditionellen Briefverkehr im Businessbereich fast vollständig ersetzt. Selbst unternehmenskritische Vorgänge wie etwa das Versenden von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und anderen rechtsrelevanten Dokumenten werden per Mail abgewickelt.

Doch der Umgang mit der auf den ersten Blick so profan wirkenden e-mail stellt für Unternehmen eine immer größere Herausforderung dar. Die ständig steigenden Mengen von e-mails und deren Anhänge lassen Postfächer überlaufen, dazu private e-mails und Spam – all das stellt eine oft nur noch schwer zu organisierende Datenflut dar.

Aber Vorsicht: E-mails sind keine „wertlosen“ Dokumente, die man nach dem Lesen ohne weiteres verändern, verschieben oder gar löschen kann. Es ist notwendig, den e-mail Verkehr fachlich zu organisieren sowie archivierungspflichtige e-mail Vorgänge regelkonform zu speichern.


Artikel
"digital business 4-2007"

Die korrekte Behandlung von e-mails ist komplex, denn:

Die organisierte e-mail Archivierung kann für Ihr Unternehmen mehr sein, als Erfüllung einer lästigen Pflichtaufgabe. Eine für e-mails sensibilisierte Unternehmenskultur, das richtige Werkzeug zur regelkonformen Archivierung und intelligentem Archiv-Management kann Ihrem Unternehmen langfristig zu höherer Wirtschaftlichkeit verhelfen.

E-mail Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben!
Haben Sie das gewußt?

Archivierung Vs. Backup

In den allermeisten Unternehmen werden heute mit größter Sorgfalt alle Datenbestände von Applikationsdaten über Datenbanken bis hin zu vollständigen e-mail Servern gesichert. Datensicherungen schützen vor Totalverlusten und können bereits ein enormes Maß an Sicherheit bieten. Stellt man sich jedoch in Bezug auf das e-mail Informationsmedium die Frage nach der Wiederherstellung von e-mail Dokumenten, gelangt man schnell zu der Erkenntnis, dass eine gezielte Wiederherstellung versehentlich oder absichtlich gelöschter e-mails meist sehr aufwändig ist und viel (Administrator-)Zeit kostet.

EMA® E-Mail Archive Appliance® kann das vorhandene Backup-System sinnvoll ergänzen und ermöglicht über das EMA®-Web-Interface innerhalb von wenigen Sekunden ein schnelles Auffinden und Wiederherstellen einzelner e-mails durch den Benutzer selbst oder den Administrator.

Sechs gute Gründe für die e-mail Archivierung

Ausblick

E-Mail-Archivierung ist zur Zeit ein wichtiges Thema in der IT-Branche. Denn viele Unternehmen sind sich der Wichtigkeit noch nicht bewusst oder schieben eine Lösung auf die lange Bank. Doch viele Gesetze und Regelungen zur Archivierung und zur Aufbewahrung von e-mails sind schon in Kraft. Es ist somit nur eine Frage der Zeit, bis auch in Deutschland der erste aufsehenserregende Fall auftreten wird (siehe EON, Deutsche Bank, etc.).

Und dass e-mails heutzutage wie normale Geschäftspapiere behandelt werden, die auch vor Gericht Bestand haben, sieht man auch an dem aktuellen Formel 1 Spionage-Skandal. Vor allem die Informationen aus der e-mail Kommunikation konnten entscheidend zur Aufdeckung der Affäre beitragen.

Deswegen ist es wichtig, schon jetzt vorzusorgen und die Weichen in die richtige Richtung zu stellen. Denn eines ist klar - auf kurz oder lang werden Unternehmen am Thema e-mail Archivierung nicht vorbeikommen. Sehen Sie die organisierte e-mail Archivierung als eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens - für mehr Wirtschaftlichkeit und mehr Rechtssicherheit.




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